Um den Datenaustausch mit der österreichischen Sozialversicherung zu vereinfachen, zu beschleunigen, ressourcensparender und nachhaltiger zu gestalten wurde vor rund 20 Jahren ein bundesweit einheitliches, elektronisches System (ELDA – elektronischer Datenaustausch – § 349a ASVG) eingerichtet. ELDA wird sowohl von Dienstgebern als auch Kassenvertragspartnern zur sicheren, elektronischen Datenübermittlung genutzt.
ELDA ist ein Programm für den elektronischen Datenaustausch zwischen den österreichischen Sozialversicherungsträgern und Dienstgebern bzw. Vertragspartnern der Kassen. Das System ist für einen reibungslosen Datenaustausch in zwei Richtungen ausgelegt. Daten können zum einen, in maschinell lesbarer (elektronischer) Form, von Dienstgebern und Vertragspartnern an die jeweiligen Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Zum anderen passiert aber auch die Abholung bzw. Bereitstellung (seitens der Sozialversicherungsträger) der Daten über ELDA, denn das System stellt die Verbindung zum elektronischen Datensammelsystem der österreichischen Sozialversicherungsträger her.
Das elektronische Datensammelsystem der Gebietskrankenkassen und der VAEB ist zentral für alle Bundesländer bei der OÖGKK installiert. Über die beim Hauptverband eingerichtete Datendrehscheibe, werden die dort gesammelten Daten schließlich an die jeweiligen Sozialversicherungsträger weitergeleitet.
ELDA war in erster Linie dazu angedacht, Dienstgebern die Möglichkeit zu geben, ihre Dienstnehmer zur Sozialversicherung an- bzw. abzumelden und ihre Beitragsleistungen (DN- und DG-Anteil) über ELDA abzurechnen. Es galt vorrangig eine Verwaltungsvereinfachung für alle Beteiligten zu ermöglichen.
In jüngerer Vergangenheit entwickelte sich ELDA verstärkt zu einer allgemeinen Datendrehscheibe bzw. zu einem Datenhighway. Mittlerweile können nicht nur Krankenhausmeldungen, Krankenstandbescheinigungen und Arztabrechnungen, sondern auch andere Informationen, wie etwa Leistungsabrechnungen der Vertragspartner (z.B.: Ärzte, Therapeuten, Orthopädieschuhmacher, Orthopädietechniker, Bandagisten, Optiker, Hörakustiker oder Taxi- bzw. Mietwagenunternehmen), elektronisch via ELDA an das Datensammelsystem der Sozialversicherung übertragen werden. Seit 2014 besteht für Dienstgeber die gesetzliche Verpflichtung, Dienstgebermeldungen auf elektronischem Wege an die Sozialversicherung zu übermitteln und seit rund 15 Jahren müssen Leistungserbringer aus dem Gesundheitswesen erbrachte Leistungen mit den Krankenversicherungsträgern nach einheitlichen Grundsätzen elektronisch abrechnen und diese Abrechnungen per Datenfernübertragung (DFÜ) den Sozialversicherungsträgern übermitteln, sofern die technischen Voraussetzungen innerhalb eines Betriebes gegeben sind.
ELDA wird von Dienstgebern, Steuerberatern und Lohnverrechnern (z.B.: Sozialversicherungsmeldung, Übermittlung von Lohnzetteln) sowie auch von Kassenvertragspartnern zur elektronischen Abrechnung genutzt.
Was sind die Voraussetzungen für die Nutzung von ELDA?
Die Grundvoraussetzungen, um ELDA nutzen bzw. sich als ELDA-Kunde registrieren zu können sind:
Mit der Registrierung als ELDA-Kunde wird der Zugriff auf das Datensammelsystem der österreichischen Sozialversicherungsträger möglich. Um das System nutzen zu können, ist beispielsweise für Dienstgeber eine einmalige Anmeldung zu ELDA notwendig.
An ELDA sind alle 9 Länder-Gebietskrankenkassen, die VAEB, die BVA, die SVA, die SVB, die AUVA, alle Betriebskrankenkassen, die Krankenfürsorgeanstalt der Bediensteten der Stadt Wien und zusätzlich das Bundesministerium für Finanzen beteiligt.
Welche Sozialversicherungsträger akzeptieren Vertragspartnerabrechnungen?
Mit Ausnahme der Finanz akzeptieren alle oben genannten Sozialversicherungsträger und darüber hinaus die Krankenfürsorgeanstalt der Landeshauptstadt Graz und die KFA der Magistratsbeamten der Landeshauptstadt Salzburg die elektronische Vertragspartnerabrechnung.
Um einheitlich, transparent, elektronisch und sicher (den Datenschutzrichtlinien entsprechend) abrechnen zu können, bedarf es einer Handy- bzw. Bürgerkartensignatur sowie einer Registrierung als ELDA Kunde (ELDA Seriennummer und Kundenpasswort). Die Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur ermöglicht eine eindeutige, hochsichere (durch Verschlüsselung) Identifikation des Vertragspartners und ist der Ersatz der persönlichen Unterschrift (erspart Behördengänge).
Um eine Leistungsabrechnung mit den jeweiligen Sozialversicherungsträgern zu gewährleisten, bedarf es Zuallererst der Übertragung von Originalbelegen (Papierbelegen) in eine elektronische Form (im entsprechenden Datenträgerformat: z.B.: DVP, DHH, DKT). Dazu ist es notwendig, eine geeignete, zertifizierte Abrechnungssoftware zu verwenden. Abschließend müssen die Datenbestände via ELDA-Software an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden, wobei dies auf unterschiedlichen Wegen von Statten gehen kann.
Sollten von den Kostenträgern zusätzlich zur elektronischen Abrechnung Papierbelege benötigt werden, ist diesen ein einheitliches Deckblatt beizufügen. Über die im Deckblatt vermerkten Angaben kann der Sozialversicherungsträger die Papierbelege der jeweiligen elektronischen Abrechnung zuordnen. Die Deckblätter sind als Download verfügbar. Abhängig vom Vertrag bzw. der jeweiligen Vereinbarung mit den Sozialversicherungsträgern sind physische Abrechnungsbelege entweder zusätzlich zu übermitteln oder für die Dauer von mindestens 7 Jahren aufzubewahren.
Selbstabrechnung mittels spezifischer, zertifizierter Vertragspartnersoftware und anschließender Übermittlung der Daten mit der ELDA-Software
Abrechnungsservice durch Dritte (opta data)
Selbstabrechnung online über ELDA-Online bzw. mittels Befundaustauschsystemen (DaMe, MedicalNet, MedWare, Gesundheitsnetz Vorarlberg)
Zunächst ist es notwendig, die Daten, mittels zertifizierter Software, in ein elektronisches Format zu übertragen und diese anschließend über ELDA an das elektronische Datensammelsystem der österreichischen Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Dazu ist es erforderlich, die sogenannte ELDA-Software lokal auf dem eigenen Rechner zu installieren (die ELDA-Software kann entweder in Form einer CD angefordert oder heruntergeladen werden). Mit dem Modul „Datenübermittlung“ können die Abrechnungsdaten an ELDA gesendet werden. Als Nachweis für die korrekte und sorgfältige Datenübermittlung, wird unverzüglich ein Übertragungsprotokoll übermittelt. Dieses Modul dient zum Übertragen von Dateien an das Datensammelsystem, wobei zwei Übertragungsprotokolle (Übertragungsmöglichkeiten) zur Auswahl stehen. Einerseits die empfohlene Internetverbindung per HTTP/SSL und andererseits die Internetverbindung FTPS. Um die ELDA-Software grundsätzlich einsetzen zu können, sind folgende Systemvoraussetzungen notwendig:
Sollte nur eine .NET Version von 4.0 oder höher am PC installiert sein, so muss die Version 3.5 zusätzlich installiert werden.
Die Vertragspartnerabrechnung kann sich als äußerst komplex darstellen und erfordert explizites Knowhow und ausreichend zeitliche sowie personelle Ressourcen. Eine Kooperation mit einem Dienstleistungsunternehmen ermöglicht eine reibungslose, effiziente und rasche Abwicklung der Verordnungsabrechnungen und schafft Freiräume für andere wichtige Aufgaben im Geschäftsalltag.
Aufgrund der oftmals komplizierten Fragestellungen rund um die Kassenabrechnung (z.B.: welche Datenträgerformate müssen für die elektronische Datenübermittlung verwendet oder auf welche Fristen muss geachtet werden) kann sich deren Auslagerung an einen Abrechnungsdienstleister als äußerst hilfreich und komfortabel erweisen. Zudem erübrigt sich dadurch die Anschaffung einer kostenintensiven, zertifizierten Vertragspartnersoftware.
Die elektronische Vertragspartnerabrechnung mit ELDA-Online ist ausschließlich für diplomierte Physiotherapeuten, Logopäden, Ergotherapeuten und Psychotherapeuten möglich. Mit ELDA-Online ist es noch nicht möglich, Abrechnungsdaten zum Zwecke der Wieder- bzw. Weiterverwendung zu speichern, auch das Führen einer Patientenverwaltung oder eines Tarifkataloges ist nicht im Funktionsumfang enthalten.
Über ELDA-Online können die jeweiligen notwendigen (datensatzaufbaukonformen) Abrechnungsdaten direkt im Internet erstellt und zum allgemeinen Datensammelsystem übertragen werden, wobei das Abrechnungsprogramm pro Sozialversicherungsträger eine Abrechnungsdatei erstellt. Eine Software-Installation am eigenen Rechner wird dadurch unnötig. ELDA-Online bietet sich vor allem für jene Vertragspartner an, bei denen der Einsatz einer kommerziellen Softwarelösung zur elektronischen Übermittlung von Abrechnungen wirtschaftlich nicht lohnenswert ist bzw. für Nutzer anderer Betriebssysteme als Windows (Apple, Linux etc.). Vertragsärzte haben zudem die Möglichkeit, Befundaustauschsysteme wie DaMe, MedicalNet, MedWare, Gesundheitsnetz Vorarlberg zur Übermittlung der Arztabrechnungen zu nutzen. Eine ELDA-Registrierung ist auch hier Voraussetzung.
Grundsätzlich wird die Verbindung zu ELDA-Online unter Verwendung einer SSL-Verschlüsselung aufgebaut, wobei der Internetbrowser über die dementsprechenden Einstellungen verfügen muss (Regelfall). Zusätzlich muss der Browser Java verarbeiten und Formulardaten übergeben können. Mit ELDA-Online werden fertig erstellte, satzaufbaukonforme Datenträger (Dateien) übermittelt und es können auch Kunden, die ein anderes Betriebssystem als Windows nutzen (Apple, Linux…) ihre Dateien auf elektronischem Weg übermitteln. Ein Internetzugang (SSL) ist die Voraussetzung. Nach erfolgter Übertragung der Daten erhalten Vertragspartner eine Empfangsbestätigung.
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